本やマニュアルでは学べない「秘書力」講座開催レポート

皆さんは秘書力と聞いて何を思い浮かべますか?
なんだか専門性がなければ難しそう・・・そんな漠然としたイメージを抱いた人が多いことでしょう。
ですが、実は秘書として求められる能力とは、挨拶の仕方や言葉遣い、席次など誰もが日常生活で気使うマナーを常に意識し、求められるものの一歩先を行く能力なのです!
今回のワークではそれに加えて、名刺交換やメールのやり取りなど、社会人になっても使えるマナーをレクチャーして頂きました。

マナーとは?

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マナーを詳しく学んでいく前に、そもそもなぜマナーを身に着ける必要があるのか、元秘書の石川さんより講義をして頂きました。
「第一印象は6秒で決まる」
出会ってからたったの6秒で、その相手の中で自分がどんな人なのかイメージが決まってしまうというメラビアンの法則。しかもここでの印象は、長い時間を掛けなければ、なかなか変わることがないそうです。
でもこの時「この人はしっかりしていそうだな」「この人なら信頼できそうだな」と相手に思ってもらうことができますね。
そのためには、丁寧な言葉遣いや挨拶、相手にとって分かりやすいような話し方を心掛けることが秘訣だそうです!
6秒という時間に衝撃を受けて、一言も聞き漏らさないようにメモを取っていました。

マナー〜レクチャー編〜

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さて、マナーとは何のために身に着けるのかを理解したところで、具体的にどんな場面で、どんなマナーが必要なのかを「知る」編です!
「相手に言いづらいお願いをする」
そんな場面に出くわした時には、クッション言葉が大活躍します。頼みたいけど、言いにくいお願いは、突然そのままストレートに相手に伝えてしまうと、相手も驚いてしまいます。そこで、「お手数をお掛けいたしますが」「申し訳ありませんが」とワンクッション挟んで伝えることで、相手も受け入れてくれやすくなります。
他にも目上の方へのメールの返信の仕方や、相手が理解しやすいような話の組み立て方、会議やエレベーター内での席次など、知っているようで知らないマナーを教えて頂きました。

マナー〜実践編〜

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知っているようで知らない、でも知っておくとちょっと周りと差がつくようなマナー。その一つひとつを頭に入れ、いざ実際にやってみました!
普段あまり意識する事のない、お辞儀の角度を改めて丁寧に見て頂き、さらに応用編として学生には馴染みのない名刺のやり取りを、二人一組になってやってみました。
相手に名刺を渡すときは、同時に名刺を差し出し、同時に受けとる。
聞く限りは簡単ですが、実際はうまくタイミングが掴めずにぎこちなくなってしまうチームもありました!
また四人で名刺交換をする際は、まずは一番偉い人同士が交換し、その間二人は上司が交換し終えるのを待つ。それから相手側の上司と交換し、最後に部下同士が行います。
何度かペアで練習し、しっかり身に着けることが出来ました!これで社会に出て行った時に周りと差をつけられますね!

感想

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言葉遣いや挨拶の仕方など、普段は曖昧になってしまっている部分を改めて見直す、とても良いきっかけになりました。
特にワークシートでシチュエーション別の敬語、尊敬語、謙譲語の使い方をチェックしてみて、間違った言い回しや二重敬語になってしまっているものがたくさんあることに気づく事ができました。また名刺交換のマナーとメールの返信の仕方は、これからOB・OG訪問をする際や社会に出てからも活用できるので、今回のワークに参加してみて、かなり得をした気分です。

(文責)東京理科大学 経営学部 経営学科 3年 小池カンデリナ

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