「伝える力」を伸ばすための11のポイント

周りの人に自分の伝えたいことや意見を正しく伝えられていますか?伝えたいことの半分も伝わってない、誤解されて伝わっているなんてことはないでしょうか。以心伝心、阿吽の呼吸、ツーカーの仲などの言葉もありますが、それはよほど深い関係性や時間をかけて構築した関係性だから成り立つもので、通常では成り立たないと言い切っていいでしょう。自分の意見や気持ちを伝えるには相手にわかりやすい要約や話し方、理解してもらうためのポイントを抑えた「伝える力」が必要です。伝える力を身につけ意見や気持ちをきちんと伝えられるようにポイントや注意点をまとめてみました。

伝える力とは

「伝える」とは言葉などで伝えること、伝達することです。「伝える力」は言葉で思いや事実を正確に相手に伝える力になります。より正確に伝えられれば伝える力に優れていることとなり、逆であれば劣っていることになります。

伝えることが得意な人、苦手な人がいると思いますがその違いはなぜおこるのでしょうか。また優れている人はどのような点を意識しているのでしょうか。

伝えるために意識するべきポイント

伝える力が優れている人は以下のようなポイントを意識的に取り入れています。

1.何分で終わるか時間を伝える

人に何かを話す際、伝える際に意識しなければならない点に、人の時間を占拠しているということを理解する必要があります。自分は伝えることに集中してしまい、聞き手がどのような状況であるかに気を配れていないことはないでしょうか。先に時間を伝えないと聞き手は次の予定などを気にして話を切り上げることに意識がいってしまい、内容以前に話をきちんと聞いてもらえないことになってしまいます。

2.結論を先に言う

前置きが長いと聞き手の集中が切れてきて上の空になってしまい、本来伝えたいことが伝わらない状況になることがあります。伝えることが苦手な人は「で、結局何なの?」と言われたこともあるのではないでしょうか。それを回避するためにはまず結論を伝えましょう。そうすることで時間に限りがあっても伝えることはできますし、最低限伝えるべきことは伝えたことになります。

3.5W1Hを用いる

伝えることの基本テクニックが「5W1H」を用いることです。
結論を伝えた後に内容に説明、補足として「いつ(When)、どこで(Where)、だれが(Who)、なにを(What)、なぜ(Why)、どのように(How)」を使って伝えれば、伝えるべき必要な情報は網羅できます。逆にこれらが抜けてしまうと、伝えている相手が流れ、ストーリーをイメージできずに理解が深まりません。5W1Hは口頭、会話で伝えることはもちろん、文章構成の上でも基本として使えますので意識しましょう。

4.要点をメモしておく

口頭で聞き手に伝える場合、内容を全て暗記で伝えようと思うと、話すことに集中して本来伝えなければいけないポイントやキーワードを忘れてしまい、「あれ」や「それ」などを多用してしまい、詳細が伝わらないことがあります。要点は必ずメモし、順序立てをして確認しながら伝えるようにしましょう。

5.反復してもらう

伝わったかどうか確認する有効な手段は、伝えた内容を相手に反復してもらうことです。本人は伝えたつもりでも意外と伝わってなかったり、相手が意味を誤解して記憶してしまっていることなどがよくあります。反復してもらうことで、違いを確認し、補足や修正を行いましょう。

6.ジェスチャーを用いる

無表情で声に抑揚がなく棒読みで伝えた場合と、ジェスチャーや表情、抑揚を持って伝えた場合、相手の記憶に残る割合は大きく変わってきます。

話言葉ではなく、文章をただ読むだけの場合も記憶に残りにくいです。相手に伝える際は声を大きくはっきりと、身振り手振りを交えることで相手の印象、記憶に残り、結果伝わりやすくなります。

7.曖昧な言葉は使わない

人に伝える際に使わない方がいい言葉、キーワードに「たぶん」「おそらく」「だと思います」など結論を濁す言葉です。これは自己擁護にも繋がり、自分が責任を負いたくない時などにも使いがちです。しかしこれらの言葉を使うと、聞き手は「確認してないの?」「結局どっちなの?」と不信感や不安感を持ってしまいます。伝える力を向上させるためには確認、確証を得た情報を正確に伝えるように意識しましょう。疑問や質問、相手に確認する場合は、先に「質問です」「確認です」など結論を先に言いましょう。

8.専門用語は避ける

自分が所属しているコミュニティ外の人に伝える際に、特に注意しなければいけないことに、専門用語の使い方があります。自分では当たり前、慣れで使っている言葉も、コミュニティ外の人には意味がわからなかったり、初めて聞く言葉だったりする可能性があります。専門用語は避けて、わかりやすい言葉で伝えるようにしましょう。

9.子供に伝える意識をもつ

自分と同じ年代の人や自分よりも年長者と話すときに起こりやすいことが、普段使っている言葉や難しい言葉で話しても伝わるだろうと思い込んでしまうことです。語彙力は人それぞれですし、日々の生活環境によっても使う言葉や理解のズレが生じたりします。

わかりやすく伝えたいと思った時は小学生に伝えるシュチュエーションをイメージしてください。小学生に伝えると思うと、難しい言葉や専門用語は使わずわかりやすく内容を咀嚼して伝えるはずです。相手が誰であってもそのくらいの感覚で伝えると聞き手、受け手の理解が深まります。

10.相手目線を意識する

何かを伝えている最中は相手の目線を意識しましょう。真剣に聞いている、退屈している、聞いていないなどの状態が、見た目で分かります。聞いていない、伝わっていないなと感じたら、何か伝え方に問題があるはずです。そういう時は聞き手に確認をとり、再度説明するなど、伝え方を修正しましょう。

11.図や画像を用いる

言葉で長々と説明されるより、図や画像を用いて説明することで短時間で思いやイメージを瞬間的に伝えることができます。「百聞は一見にしかず」です。

資料の中に図や絵を挿し入れて興味や理解を促すことをビジュアルエイドと言います。物ごとを伝えるためには、聞く人に関心を持ってもらうこと、簡潔に伝えることが重要です

伝える力の向上は自分本位にならないことにあり

伝える力を向上させるには、紹介した11のポイントを抑えることが重要ですが、伝えることに必死になって相手の反応を確認できなかったり、一方的に話続けたりと自分本位にならないように注意しましょう。

相手が聞く体制、姿勢にあることを確認し、途中にも相手の表情や目線を意識し、理解されているか確認してください。相手があってこその伝える力であることを忘れずに、明日から実践してみてくださいね。

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