計画通りに物事が進む!正しい計画の立て方、PDCAの回し方とは?

朝起きて1日の計画を立てるとき、今日は何をしたいのか、何をしなければならないのかを整理しますね。今日しなければならないこと、今週中、今月中にしなければいけないことや新しいことを始めようとするときにも、計画を立てるかと思います。しかし毎日計画を立てているはずなのに、計画通りに物事が進まなかったり、途中で計画の変更を迫られたりといった経験はありませんか?

物事を予定通りに進めるには正しい計画の立て方を知り、実践方法を学ぶことが必要です。正しい計画を立てられるようになると、途中で変更が生じても柔軟に対応でき、目標により近づくことができるようになります。ここでは正しい計画とはどういったものなのか、どのように計画を立て、実行していけばよいのかを説明していきます。

正しい計画とは

計画とは目的地や目標に向かって進むための道しるべであり、到達までの段階を明確にしたものです。計画を立てる際には目標に到達するまでにどういった段階を踏む必要があるのか、その段階をクリアするためにはどの程度時間が必要か、それは本当に必要なのかなど細かな計画の積み重ねが重要になります。

しかし、綿密に計画を立ててもそれが予定通りに実行できるとは限りません。途中で思わぬアクシデントが起こったり、外的な要因で変更を余儀なくされる場合もあります。そういった突発的な事態にも対応できるように計画を立てることが正しい計画作成への第一歩となります。

期間の設定

計画を立てる際に気をつけなければならないことが、どの程度の期間でいくつの段階を踏み目標を達成するかということです。

例えば、宿題をする際にどんなに素晴らしい計画で内容を充実させ、目標を達成したとしても提出期限に間に合わなければ意味はありません。まず、それぞれのタスクにどれだけ時間がかかるのか見積もり、計画達成までの期間を計算することは正しい計画を立てる上で重要なことのひとつです。

そして、目標達成までに必要な段階的タスクの必要時間を見積もる際に、必ず少し余裕(バッファ)を見て計画を立てる必要があります。バッファがなければ、突発的なアクシデントが起こった際に全ての計画が台無しになってしまう可能性があります。昨日パソコンが壊れなければ課題の提出が間に合ったのに、というようなことがないようにタスク完了までの期間の設定を正確に行うことは重要です。

明確な達成目標を設定する

そして正しい計画に最も必要なことは、計画当初に定めた目標を達成するということです。

計画を立てるということは目標を達成するために行うことであって、何を目標にするのか、どういったことを達成するのか、成果はどのようなものなのか、提出日や定めた期間までに達成することができるのかなど、目標の設定が重要項目になります。

目標を定める際は「明確な目標」であることが必要です。例えばダイエットであれば、1ヶ月で4kgの体重を減らすなど客観的に見て達成が明確である指標が良いでしょう。その目標を達成するために毎食の摂取カロリー計算や1日の運動消費カロリーの計算、1週間での成果が積み重なり最終目標の達成に繋がります。

あやふやな目標ではなく、明確な目標を決めることにより、正しい計画を練ることができます。

長期目標と短期目標

期間の見積もりを行い、目標設定をしっかりして、正しい計画を立てても実行しなければ意味がありません。三日坊主にならないために、実効性の高い計画を練ることも正しい計画の要素です。

目標設定をするとき、大きな目標だけを立ててしまうと、アクシデントによる進捗の遅れや目標の高さに挫折してしまいがちになってしまいます。そこで、目標設定の際に長期的に達成するべき目標と短期的に達成する目標を作ることが大事になります。小さな目標を短期間で達成していくことにより、最終的な目標に向けて進捗していることが把握できるからです。

長期目標

長期目標とは到達するべき最大の目標です。長期目標は計画の主軸ですので、ブレることのないように設定することが必要です。

長期目標で重要なことは、夢や理想といった大きな目標を立てることです。

長期目標を設定する場合、定量的であることも重要です。例えば、ダイエットでは、体脂肪率15%以下や、体重10kg減など、また貯金であれば5年後までに100万円貯めるなど数値化できる目標が良い目標になります。こうすることで計画を立て実行しているときに進捗の確認を容易にすることができます。

他にも資格の取得などを長期目標においた場合、模試の点数を長期目標の確認項目に入れると数値として目標達成までにしなければならない学習内容などが判別でき、目標達成に向けての推進力を与えてくれます。

短期目標

長期目標で設定するような大きな目標はモチベーションに繋がりますが、達成までに期間がかかります。そして時間が必要となると成果が見えづらく、途中で投げ出してしまいがちになります。そこで必要になるのが、短期目標です。

短期目標は長期目標を達成するための階段をイメージするとわかりやすいかと思います。高いところにある目標に到達するために、一段一段階段を登ることで着実に目標に向かって近づいていることがわかるように、複数の短期目標を設定することが重要です。

短期目標を設定する場合、期間は1日や1週間などを設定し、身近な目標を都度設定します。そしてこの目標を都度クリアできるよう取り組みます。小さな達成を積み重ねることで、成功体験を繰り返しモチベーションを高く維持することができます。

目的やビジョンをイメージすることも重要

大きな長期目標の設定と短期目標の小さな成功体験を積み重ねることで、モチベーションを維持され、計画を実行しやすくなります。しかし、それでも長期間物事を続けることは大きな努力が必要になります。トラブルや挫折によって計画達成を諦めてしまいそうになったときに備えて、計画の目的や達成後のビジョンをイメージしておくことも計画遂行・達成のカギになります。

達成する目的は

計画を立てる際に設定した目標はどういった目的で設定したのか、これを常に意識することで、挫折しそうになったときに折れそうな心を支えてくれます。

例えば、目標の大学に入るため計画を作り、受験に向けて勉強していたけれど、短期目標に設定していた模試で良い結果が出なかったとき、目標の大学に入ることは何が目的だったのかを思い出してみるとよいでしょう。大学に入り、卒業してどのような人生を送りたいのか、そういった目的を設定することで、歩みを止めてしまいそうになることを防いでくれます。

達成後のイメージ

計画の頓挫などネガティブな事象に備えて目的を明確にしておくこともポイントですが、逆にポジティブな想像力も計画遂行において重要になります。目標を達成した場合、どういった楽しいこと、明るいことが待っているのか想像することでモチベーションにつなげることができます。

例えばダイエットで15kgの減量に成功した暁には憧れだったあの洋服を着たり、モテたりするかもしれないなど、達成後の楽しい未来を想像すれば苦しい短期目標達成のモチベーションにも繋がります。

目標達成には正しいPDCAが必要

正しい計画には長期目標、短期目標、そしてそれを達成し続けるためのネガティブな要因を蹴散らすための目的、そして達成後のイメージが必要なことを説明しました。これらは計画達成のために必要な心理的要因でしたが、次は計画全体における技術的な要素であるPDCAサイクルについて見ていきましょう。

PDCAとは

PDCAサイクルとはPlan Do Check Actionの頭文字をとったビジネス用語です。PDCAサイクルはビジネスの場で使われており、企業が大きな目標を達成するためにPDCAサイクルを繰り返して計画を進めていきます。PDCA「サイクル」と呼ばれている通り、最後のActionのあとは最初のPlanに戻り同じ順番で繰り返していきます。このサイクルを繰り返すことにより、短期目標達成の際に常に計画の改善をすることができるようになり、長期目標達成の手助けになります。

Plan

はじめのステップは計画です。目標を設定し、目標達成のためにするべきことを立案し、計画を立てることです。ここで重要なのが、目標に向かって何をするのか、なぜするのか、どのくらいの量を行うのか、いつまでに行うのか細かく分解して決定することです。

Do

次のステップが、実行です。はじめに計画したことをもとに実行し、計画通りに物事が進んだか、どのくらいの時間で、どれだけ実行できたかなど、数量を意識して確認しながら実行します。

Ckeck

そして検証です。計画に沿って実行できたか、時間や具体的な数量をもとにチェックします。ここで良かった点と悪かった点を洗い出します。時間や数量などを具体的に算出して把握することで、検証の正確性が増します。

Action

最後に改善です。検証結果をもとに見えた課題の解決策を考え、次の計画に盛り込みます。また、この段階ではじめのプラン通りに続けるか、やめるのか、もしくは改善点を加えてさらに続けるのか決定することもサイクルを回すことに対して重要になります。

目標勾配を上手く活用しよう

短期目標を積み上げて、正しい計画のもと長期目標の達成が見えてくると、生産性や作業効率が上がることがあります。

これは心理学用語で目標勾配(こうばい)と呼ばれています。
目標勾配をうまく活用することで、目標達成の確立をあげることができます。

目標勾配とは

目標勾配とは目標達成に近づけば近づくほど、その目標に対する価値が自身の中で高まり、達成するための強いモチベーションが生まれることを意味します。

これを計画達成に盛り込むためには短期目標がカギを握ります。長期目標に比べて達成が簡単な短期目標の達成間近になると、達成のためのスピードが上がります。

この短期目標達成のペースアップを続けることで、長期目標達成の原動力にするのです。長期目標は大きな目標であり、その成否が見えるのには時間が必要になります。モチベーションを維持するために目標勾配を上手に利用して、いかに大きな目標達成に結びつけるのかが重要になります。

正しい計画で大きな目標達成を

計画を立てることと、それを達成することは人生で日々必要になる重要なことです。

大きな目標を立て、長期目標・短期目標を設定し、PDCAサイクルを回すことによって計画達成の原動力にすることができます。そして、目標勾配など達成の際に起こる心理を利用することで、計画の達成をコントロールすることもできます。
正しい計画の立て方を学ぶことにより、日々の生活を充実させて人生の目標を達成できるように早速計画を立ててみましょう。

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