マルチタスクを身につけて生産性の高い人材になる!

タスクという言葉をご存じですか。個々人に課せられた仕事や課題のことをタスクといいます。学生であれば主に勉強やサークルがタスクであり、社会人になれば仕事、業務がタスクにあたります。また普段の生活の中でも家事などのタスクが存在します。タスクの管理は効率的に生産性を高く保つために重要です。

仕事やサークル、アルバイトの場であれば役職、ポジションが上がることに比例してタスクも増えていく傾向にあります。なぜなら自分自身のタスク以外に、部下や担当チームを持ったり、複数のプロジェクトを同時に回したり、チームメンバーフォローも追加のタスクとして増えるからです。このように複数のタスクを一度に対応できることをマルチタスクと呼びますが、このコラムではマルチタスク重要性と、上手なタスクの管理方法をご紹介します。マルチタスクの技を身につけ、生産性の高い人材になりましょう!

マルチタスクとシングルタスクの違い

タスクは課題のことですがシングルとマルチがつくとどのように違うのでしょうか。

シングルタスクとは

タスクにあえてシングルとつけるのはどのような意味があるのでしょうか。この場合のシングルは一つのことに集中するという意味で使われます。複数のことをこなすのではなく一つのことに集中して仕事に取り掛かることをシングルタスクと呼びます。

マルチタスクとは

「マルチ」は複数のを意味するので複数の仕事・課題ということになります。ビジネス的に使うマルチタスクとは課題を同時並行にまたは短時間のうちに切り替えながら進めることを指します。

マルチタスクのメリット

一日のうちに数時間ずついくつかの業務を行うことはマルチタスクではなくシングルタスクを複数行っていることになります。一日の就労時間が仮に8時間だとすると2時間のシングルタスクを4種行うと一日が終わってしまいます。この2時間にマルチタスクで2種の業務を同時で行うことで8種の業務を行うことになります。

ただしこれは極端な例えで2種の業務をそれぞれ100%の効果を求め行うことは脳の作りから不可能といわれています。マルチタスクのメリットを考える場合こういった自分自身が完全に関わらないといけないタスクを同時に行うことではなく、自分が関わらなければいけない業務や領域、例えば意思決定が自分の重要な業務だとすると、その意思決定を行わないといけない時間をずらすことで複数の会議に参加し一日での業務の進捗をはかどらせるなど、複数のプロジェクトを同時並行で進められる仕組みやスケジュールを考え、実行することを指します。

単純なことのようにみえますが、通常の仕組み、思考だと縦の枠での時間調整をしてしまいがちで一つの議題の会議が完了したら次の会議を組み込むのが一般的な思考だと思います。ここを工夫することで生産性が上がりマルチタスクの価値が生まれます。

スティーブン・R・コヴィーの時間マトリックス

ビジネスマンだけでなく多くの人に読まれているスティーブン・R・コヴィー博士の著書「7つの習慣」。その中に「時間マトリックス」が登場します。

この図の考え方では緊急性、重要度によってタスクを振り分け、緊急性、重要度の高いタスク(図のⅠ)から取り掛かることで生産性の高い仕事ができることを提案しています。全てをマルチタスクでこなすことは難しいと思いますが、Ⅰのタスクをメインで行いながら、Ⅱ、Ⅲを同時に対応するなど、こういったことも意識することで生産性を高めることが可能になります。

マルチタスクを管理するガンチャートとは

複数のタスクを管理する方法としてスケジュール管理は必須です。そのスケジュールの管理方法の一つとしてガンチャートというものがあります。

ガンチャートとは

ガンチャートとは作業の進捗を項目別にまとめた表です。ガンチャートを使うメリットは一目で全体のスケジュール感や項目、各自のタスクを一瞬で把握できることです。

マルチタスクを行う際のガンチャートの使用法としては二次元の棒グラフの中に実際のリアルな動きをイメージ、想定しその中での自分の役割や業務を当て込んでいく作業が必要になります。とても高度なテクニックになりますがこうしたことを行えることが自分の生産性を高めることに繋がります。練習として、テストまでの勉強スケジュールや部活・サークルでのイベント準備スケジュールなど身近なプロジェクトを見つけ、チャートにタスクを書き込んでみてください。

マルチタスクが苦手な人とは

マルチタスクが苦手という人もいるかと思いますが、人間の脳は基本的にはマルチタスクを効率よくこなせる構造にはなっていません。同時に複数のことをこなすとどちらかの効率はシングルタスクとして行うことに比べ数段効率が悪くなります。これが通常ですので苦手だからといって悲観する必要はありません。

克服方法・トレーニング

脳は複数に同時にことをできないと記載しましたが例外もあります。それは「慣れ」です。脳の仕組みとして慣れていないものを行う際には大脳が意識して行動の信号を送ります。しかし習慣化することで大脳の動きを小脳がコピーし、無意識で行動できるように信号を送ることがわかっています。業務や思考を習慣化することでマルチタスクを行うことが可能な部分もあります。

マルチタスクを行うには意識と経験

マルチタスクは効率が悪いという文献を目にすることもあります。しかし実際にサークル活動やインターン先、実際の仕事の現場に入ると複数の業務を同時に行わなければいけないシーンは多分にあります。初めからできないと諦めるのではなく、工夫や調整することで、いかにできる可能性を上げていくかがポイントです。スケジュールやタスク管理のツールやフォーマットも複数ありますので自分にあった管理方法を身につけてみてはいかがでしょうか。

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