コミュニケーション能力とは?自己診断方法と向上させるテクニック

「コミュニケーション能力」という言葉の定義は場合によってさまざまですが、一般的には「他者との意思伝達・感情伝達を円滑に行う能力」を指します。人と直接顔を合わせて会話をするコミュニケーションだけでなく、顔を合わせず電話・手紙・メールなどを介して行うコミュニケーションも含まれます。就活で必要とされるのはもちろん、社会人になって仕事をしていく際にも重要な能力ですが、自分のコミュニケーション能力に自信はありますか?ここでは気軽にできる自己診断方法と、能力向上のためのテクニックを紹介します。

コミュニケーション能力が高い人と低い人の違い

 

コミュニケーション能力が高い人の特徴にはどんなものがあるのでしょうか。代表的な特徴をあげていきます。

会話のキャッチボールを常に意識している

会話のキャッチボールは「相手の話を聞き、それを受けて自分の話を相手に伝える」という作業をお互いに繰り返すことで成立します。一方的に話すばかりで相手の話を聞かない人や相手の話を遮って自分の話を始める人は相手にひたすらボールをぶつけまくっているようなものです。

反対にただ黙って相手の話を聞くばかりの人も、ボールを投げられっぱなしで投げ返さないのと同じです。会話中に何のリアクションも起こさないと、「この人は私の話を聞いていないのでは?」と思われてしまいます。討論や会議のように意見を戦わせる場でも単なる雑談中でも、コミュニケーション能力が高い人は常に会話のキャッチボールを意識して話をしています。

非言語コミュニケーションにも気を配っている

言葉を交わす会話そのものだけでなく、身振り手振り・アイコンタクトなどの非言語コミュニケーションも重要です。たとえば、会話中に相手のほうを向くことで「今あなたに興味を持っていますよ」というサインを送ることができます。

コミュニケ―ション能力が高い人は相手の話を聞くとき、適度にうなずいたり相槌を打ったりして「あなたの話を真剣に聞いていますよ」というサインを送っていたり、話の内容、状況に合わせて声のトーンや表情も使い分けたりと、声に出さない非言語コミュケーションにも気を配ることができています。

会話中の相手の様子にも気を配っている

会話中は相手の表情・声のトーン・顔色などをさりげなく観察し、相手の心情を推し量ることもコミュニケーション能力を高めるためには大切です。例えば相手が口では「いいね」と言っても険しい表情をしていれば、心の底ではあなたの意見に賛同していないかもしれません。また、相手の状況を無視して話すことも避けるべきです。明らかに忙しそうな人にどうでもいい話をダラダラ聞かせると、自分にはその気がなくても相手をイラつかせてしまいますね。

自分の意思を伝えるばかりでなく、相手の感情に寄り添っている

コミュニケーションが上手な人は、たとえば悩みを相談されたとき相手を頭ごなしに否定することはしません。自分の考えと異なる内容であっても、まずは「大変なんだね」と相手の気持ちに寄り添い、そのうえで「それなら○○するといいんじゃない?」というふうに解決策を提案することができます。人間は自分の気持ちに共感されることを好むので、「この人は私の気持ちをわかってくれた、この人に相談してよかった」と相手も安心して相談ができます。

あらかじめ要点をまとめ、なるべく手短に話している

社会人になると特に、会話をする際になるべく手短にわかりやすく話すことが重視されます。ダラダラ話すばかりでなかなか結論を言わなかったり、話の内容があちこちに飛んだりすると、「結局何が言いたいんだ?」と相手をイライラさせてしまいますコミュニケーションが得意な人は、簡潔に話すために事前に頭の中で伝えたいことを整理し、結論→説明の順に話しをすることを意識しています。
何が言いたいかわからないまま話すクセがある人は、論点を簡潔にまとめる訓練をしてみましょう。簡単な日記をつけたり、気づいたことをこまめにメモしたりするのがおすすめです。

話題の引き出しが多い

インターン先やアルバイト先でも休憩中や業務時間外の雑談は相手との親密度を高める良いきっかけになります。しかし立場・趣味・年代が自分と大きく異なる相手だと、共通の話題が少なく話が盛り上がりにくいかもしれません。どんな相手との雑談もうまく盛り上げられる人は、話題の引き出しを沢山持っていることが多いです。話題の引き出しを増やすには、こまめにニュースをチェックして時事問題・トレンドなどの情報を仕入れるのもいいですし、会社の近くの美味しい飲食店に詳しくなるのもおすすめです。

「伝えたつもりなのに伝わっていない」というトラブルはなぜ起こる?

相手のことを考えず情報を伝えることだけに気をとられ「このくらいわかってくれるだろう」という思い込みで話すと、「伝えたつもりなのに伝わっていない」というトラブルが起こりやすくなります。よくありがちなこのトラブルはなぜ起こってしまうのでしょうか?よくある原因を2つ紹介します。

原因1.抽象的表現を使っている

たとえば「この書類をなるべく早く、多めにコピーしておいて」と伝えても、相手は何時までに何部コピーすればよいかわかりません。誰かに何かを指示・依頼するときは、「この書類を10部、14時までにコピーしておいて」というふうに数字を交えて具体的で明確な説明を行いましょう。

原因2.相手が理解できたかどうか見極めず、フォローもしていない

人に何かを頼んだり伝えたりするとき、こちらが伝えた内容を相手が理解できているか見極めることも大切です。特にその作業に慣れていない相手や忙しくしている相手と話すとき、あるいはその場におらずすぐにメモがとれない状況の相手と話すとき、「わかりました」と返事したものの実際にはよくわかっていない(または忘れられてしまう)ケースがあります。

「お互いよく知っている仲だから、バイト歴が長いから、このくらいわかっているだろう」という過信や思い込みがあると、思わぬ失敗やトラブルにつながるかもしれません。重要なことは繰り返し言葉に出して伝えるか、メール、メモのように文字にして改めて伝えるとよいでしょう。伝えたい用件の重要度が低い場合、相手が落ち着くのを待って声をかけるのもひとつの手です。

コミュニケーション能力の自己診断

 

自分のコミュニケーション能力がどのくらいか簡単に知りたい人は、ネットで無料公開されているコミュニケーション診断ツールを試してみましょう。

無料で試せるコミュニケーション能力診断ツール

・日本コミュニケーション能力認定協会「コミュニケーション能力診断」

3択×12問の質問に答えると、「聞く力」「質問する力」などコミュニケーションに必要な能力のレベルをレーダーチャートで表示してくれます。学生から社会人まで誰でも診断できる「基礎編」、若手社会人向けの「ビジネス初級編」、部下・後輩を抱えるベテラン社会人向けの「ビジネス上級編」の3種類の診断があります。

https://www.ca-japan.org/diagnostics/

・ダイレクトコミュニケーション「コミュニケーション総合能力診断」

5択×55問の質問に答えていく「とりあえずお試し診断」では、「論理・説明力」「非言語力」など11の要素をレーダーチャートで表示してくれます。無料のアカウント登録をするとより詳しい診断を受けることができます。

コミュニケーション総合能力診断:https://commutest.com/com/

上記に紹介したツールはあくまで簡易的なものであり、実際に自分のコミュニケーション能力を詳しくチェックするのはとても難しいことです。自分でコミュニケーション能力が高いと思っていても単なる思い込みということもありますし、その逆もあり得ます。自分のコミュニケーション能力を客観的に知りたい人は、自身のコミュニケーション能力について遠慮なく評価してくれる家族や身近な人に聞いてみるのもいいかもしれません。

コミュニケーションを円滑にするための5つのポイント

 

運動や外国語と同じように、コミュニケーション能力もまた根気よく練習することで身についていきます。表面的な会話の技術ばかりに気を取られずに、コミュニケーションを通じてお互いに気持ちよく過ごすためにポイントとなる5つの心構えについて説明します。

Point1.相手への思いやりを大切に

コミュニケーションを通じてあなたの印象をアップさせ人間関係を円滑にするためには、相手に興味を持つこと・相手への思いやりを忘れないことが大切です。自分が話すことだけに集中せず相手の「自分の気持ちを伝えたい、理解してほしい」という気持ちを大切にすれば、会話のキャッチボールも意識しやすくなるでしょう。

相手の言動から相手の状況を読み取り、相手に寄り添う努力をすることも重要です。非言語コミュニケーションから相手の状況・感情を読み取るのが苦手なら、忙しそうな人に何か手伝えることがないか聞く・疲れた様子の人に「お疲れ様です」と一言声をかける…といった簡単なことから始めてみましょう。

Point2.「言わなくてもわかるだろう」と過信しない

日本の文化では「察すること」が重視されますが、意思の伝達を確実に行いたいなら「このくらい言わなくてもわかっているだろう」と相手を過信するのはNGです。重要なことは数字・日付を交えてなるべく具体的に伝え、状況に応じてこまめにフォローしましょう。
また、感謝・謝罪の気持ちをきちんと伝えることも重要です。いくら感謝・謝罪の気持ちがあったとしても、自分の口で伝えなければ相手にとっては何も無いのと同じです。

Point3.会話のマナーだけでなく、ビジネスマナーにも留意する

就活やインターン先で社会人と会話をする場合、ビジネスマナーにも気を配ることができるとよりスムーズな会話ができるようになります。ビジネスマナーは、相手との関係性だけでなく相手への思いやりを大切にするためのものです。相手に不愉快な思いをさせないためには、会話の内容はもちろん敬語の使い方を身につけることも大切です。また、身だしなみは非言語コミュニケーションを構成する重要な要素のひとつです。個性を出すことにこだわりすぎず、ビジネスシーンにふさわしい身だしなみを心がけましょう。

Point4.コミュニケーション能力が高い人を観察し、良いところをまねしてみる

コミュニケーション能力が高いと思う人が自分の周囲にいたら、その人をよく観察してみましょう。身近な人はもちろん、テレビ番組の司会として活躍している芸能人などでもかまいません。その人のコミュニケーションを観察してみて自分のコミュニケーション能力向上に役立ちそうなポイントが見つかったら、どんどん取り入れてみましょう。

Point5.失敗を恐れすぎない

コミュニケーションに限らず、どんなことでも最初は失敗がつきものです。慎重になるのは良いことですが、失敗を恐れてコミュニケーションそのものを避けたりおどおどした態度を取ったりすると、積極性のない人だと思われてしまいます。そればかりか、やる気がないととられてしまう恐れもあります。反対に弱みを見せまいとして虚勢を張りすぎたり、失敗をかたくなに認めなかったりすることも印象ダウンにつながります。

もし失敗してもたいていは後でフォローできるので、あまり身構えずリラックスしてコミュニケーションを取るようにしましょう。友達やバイト先の近しい先輩に対しては、雑談中に「実はコミュニケーション能力に自信がなくて…」と打ち明けてしまうのもひとつの手です。

まとめ

コミュニケーションは単なる意思伝達手段ではなく、人間関係を円滑にするための重要なツールです。コミュニケーション能力が高い人は、会話を通じて相手の状況・感情を思いやり相手の心情に寄りそう習慣が自然に身についています。

コミュニケーション能力を高めたいならまずは相手に興味を持ち相手を思いやること、会話そのものだけでなく非言語コミュニケーションにも留意すること、「自分の気持ちを察してくれるだろう」と相手を過信しすぎないことなどを心がけましょう。失敗を恐れすぎずどんどん場数を踏むことで、次第にコミュニケーション能力が身についていきますよ。

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